Hvad er Forskellen på Agile Kontrakter og Traditionelle Kontrakter

Understøttes agile projekter bedst af agile kontrakter? På hvilken måde adskiller de agile kontrakter sig fra traditionelle kontrakter? Og gør det egentlig en forskel hvad man bruger?

Læs videre og få belyst forskelle og implikationer af at anvende agile kontrakter til agile projekter. Og her kan du få en kort introduktion til hvad agile projekter er.

Hvorfor skal vi bruge agile kontrakter

I den komplekse verden vi operer i, løses opgaver ofte af højtkvalificerede leverandører – det er både hensigtsmæssigt i forhold til kompetencer og omkostningseffektivt. I større virksomheder medfører det ofte et behov for indkøbsadministration og sammenligning af leverandører hvor (som minimum) forventet pris og leveringsdato typisk bruges som kvantificerbare sammenligningsparametre. Samtidig ses at ændring af løsningen uden merpris, mulighed for undervejs at stoppe arbejdet når 60-80% af værdien er leveret og ”kun” skulle betale for faktiske omkostninger, kun sjældent medtages om end det også kraftigt kan påvirke den faktiske pris.
Men det er muligt med agile kontrakter.

Hvad betyder det om der bruges agile kontrakter eller traditionelle kontrakter

Selve udførslen af arbejdet er fundamentalt forskelligt om det udføres agilt eller traditionelt (også kendt som vandfaldsmetoden). Ved et traditionelt udført arbejde aftales opgaven og præmisserne derfor på forhånd med brug af projektledertrekanten; scope, price og quality.
Ved et agilt projekt arbejdes mod et mål, og hvad der skal gøres for at nå målet, aftales løbende. I praksis betyder det at kvalitetsnormen er aftalt på forhånd og løbende verificeres, mens der løbende bygges på scope så der matcher kundens behov. Prisen er løbende omkostninger, typisk indenfor et aftalt bånd, eksempelvis aftales at der leveres et antal fuldtids udviklingsteam bestående af et fast antal personer, hvorved måneds- og årspriser er kendte.

Traditionelle kontrakter

I traditionelle kontrakter er aftalegrundlaget HVAD der skal laves, HVORNÅR det skal være færdigt, og PRIS for det afsluttede arbejde. Alt dette er meget rart som rekvirent af opgaven, men måske skal man være opmærksomme på hvor stort et incitament man giver sin leverandør til at finde eventuelle upræcisheder og mindre manglende elementer – for slet ikke at tale om større huller. Hver gang en leverandør finder en upræcis beskrivelse, er ”findelønnen” at der kan sendes en ekstraregning. Eller hvis man som bestiller ”bliver klogere” i processen, og måske endda skifter mening, så resulterer det i en ekstraregning og ofte også en forsinkelse.
Fordelen er klart at man fra start har et godt bud på pris og afslutningsdato, samt hvad der er med i ”pakken”.
Ulempen er at pris, leveringsdato og indhold typisk afviger fra det forventede, samt at der undervejs er brugt mange ressourcer på justeringer og forholde sig til ekstraregninger.

Hvad er agile kontrakter

Med agile kontrakter er meget vendt på hovedet. Der er ikke en ”rigtig” måde at lave agile kontrakter på, men fællestrækkene er at de tager udgangspunkt i flowet i agile produktudvikling, den agile model og dertil continuous deployment og continuous improvement.
Kort fortalt arbejdes der i den agile model ikke med et veldefineret endepunkt (design for hvordan skal opgaven løses), men i stedet med hvad skal der til, for at opgaven er løst (acceptkriterier for hvad en løsning som minimum skal kunne). Forskellen ligger i høj grad i om løsningen er designet inden opgaven startes, eller designes løbende når der arbejdes med specifikke dele af den samlede løsning. Uden at gå i tekniske detaljer, så skal der designes løsning for færre løsningsområder, laves mindre om i design og løsninger designes på et væsentligt højere vidensniveau, herunder at der automatisk tages højde for de dele af løsningen som allerede er bygget.

Hvad indeholder agile kontrakter

Arbejder du ud fra agile kontrakter, leveres løbende det der for kunden er vigtigst i en fast kadence, eksempelvis release hver 2. eller 4. uge. Derved oplever kunden løbende at få værdi tilført og ikke kun ved projektets afslutning. Varigheden af agile kontrakter vil ofte være fleksibel, fx min. XX måneder med option på forlængelse.
Ydelsen som kunden køber, er et antal udviklingsteams med en fast besætning, således at kvaliteten på forhånd kan valideres og sammenlignes mellem mulige leverandører. Kunden modtager og accepterer løbende kvalitet og indholdet fra leverandøren og kan derfor løbende få værdi ud af sin investering.
Selvfølgelig er der et klart element af tillid i kontrakten, men det kommer oven på det element af tillid du under alle omstændigheder skal udvise til en leverandør der skal levere et forretningskritisk system til dig.
Eftersom det løbende fastlægges hvad der skal leveres, har du som kunde løbende fingeren på pulsen i forhold til hvad der bliver arbejdet på. Dertil skal kunden løbende acceptere det leverede og der kan derfor ikke ophobe sig overraskelser. Kunden har naturligvis altid mulighed for at omprioritere eller skifte kurs, uanset om kursskiftet er foranlediget af eget strategisk skifte, markedsomstændigheder eller andet.
Aftalegrundlaget er HVEM der udfører arbejdet, HVORNÅR der releases (fast kadence), og PRIS per time og materiale (klassisk T&M).

Fordelen er klart at man løbende får leveret systemet og kan taget dele i brug tidligere. Kunden kan altid og uden ekstraomkostninger skifte kurs. Forløbet kan afsluttes når kunden ønsker, og typisk når marginalværdien er højere på et andet ventende projekt. Projektet kan startes tidligere, da alle krav ikke skal defineres og afstemmes først.
Fremdriftsrapportering handler nu om hvad der faktisk er leveret (working product increments), fremfor vurderinger af hvad der udestår.
Ulempen ligger i opstarten af første agile kontrakt, hvor det er et andet klargøringsarbejde der skal udføres, kunden skal løbende prioritere og præsentere krav og opfølgning virker i starten meget anderledes for nogen.

Hvordan kan tillid til den agile leverandør skabes

Udover de klassiske greb med referencer og økonomiske nøgletal er der andre elementer i vurderingen af en agil leverandør.

• Evnen til at samarbejde som et agilt team – både internt på teamet, men mindst lige så vigtigt, samarbejdet med kunden
• Udviklingshastigheden fx Lead time – perioden fra krav/ ønsker er opstået til løsningen er i produktion
• Antallet af fejl der ses i produktionssystemet, set i forhold til den leverede mængde løsninger

Kender du leverandøren fra tidligere, er det ofte en stor fordel, da du allerede ved hvilken kvalitetsnorm de arbejder efter.
Er der tale om en ny mulig leverandør, er en mulighed at teste dem i den konkrete setup. Eksempelvis kan leverandørerne inviteres til at deltage i en agile prøveperiode hvor de dels skal levere en løsning på en konkret opgave, fra deres eget udviklingsmiljø til jeres produktionsmiljø; og dels vurderes de på evnen til at samarbejde internt hos leverandøren og samarbejde med jer.
I praksis bruges 1-2 dage ved et agilt setup og 4-5 dage ved et skaleret agilt setup. Denne investering af ressourcer træder i stedet for et ofte omfangsrigt udbudsmateriale med hundredvis af krav til løsningen.

Hvad er fordelene ved agile kontrakter

Mens arbejdet udføres efter agile kontrakter, vil i høste fordele som

• Tydelig involvering som kunde. Kunden prioriterer løbende hvad der er vigtigst
• Løbende værditilvækst fra løbende idriftsættelser.
• Det vigtigste leveres først, hvorved projektrisiko om overordnede succeskriterier hurtigt minimeres
• Værdiskabende samarbejde, hvor alle parter arbejder på den løsning der er bedst mulig for jer som kunde, og uden skjulte dagsordener om mulige ekstraregninger
• Fravær af change requests, både administrativt og selve ekstraregningerne
• Mulighed for at afslutte kontrakten når opgaven er (tilstrækkelig) løst – også hvis det er markant tidligere end forventet.
• Vælger du at teste nye leverandører og evt. stille krav om fast team, kender du de udførende parter lidt bedre inden selve projektet starter.

 

Hvem er agile kontrakter relevant for

Agile kontrakter er relevant for alle der sender ikke-standardiserede opgaver i udbud eller direkte til en leverandør. Det er både virksomheder og offentlige institutioner og fælles for dem er at de ønsker mest mulig kvalitet for pengene, leveret tidligere, med lavere projektrisiko mens der stadig skal være rig muligt at navigere i en forandrende markedssituation.
Det er eksempler på både større virksomheder og offentlige myndigheder der udbyder agile kontrakter, og området er i vækst. På det offentlige område har der i kølvandet på større kuldsejlede projekter været stillet krav om radikalt anderledes styring af projekterne.

 

Held og lykke med at komme i gang med agile kontrakter

Majken Vildrik Thougaard, Uafhængig Agile Specialist & Ejer af VILMA Consulting